Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Rechtliche und technische Entwicklung.
Antworten
hg1971
Ich bin neu hier
Beiträge: 4
Registriert: 21.10.2021, 10:52
Wohnort: Berlin

Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von hg1971 » 21.10.2021, 16:28

Hallo Allerseits,

ich nutze derzeit das Hale Cey System und lasse meine Mitarbeiter so ca. alle zwei Wochen die Daten übertragen. So weit ist erst einmal gut. Alle Daten sind elektronisch erfasst.
Die Fahrer schreiben zusätzlich manuell ihre Schichtzettel, welche dann am Monatsende gesichtet werden und MANUELL ein anhand dieser Schichtzettel ein chronologisch geordnetes Kassenbuch geführt wird. Es gibt bei mir keine tägliche Abrechnung mit Übergabe der Tageseinnahmen. Das erfolgt auch am Monatsende. Alles in allem ist das ein enormer Aufwand!
Hale (also der Hersteller) ermöglicht eine digitale Abrechnung und einen Übertrag ins Kassenbuch. Soweit so gut. Wenn ich das aber erst am Ende des Monats mache (und nicht täglich), so gibt es nur EINEN Eintrag im Kassenbuch mit den Gesamteinnahmen eines Monats. Das Datum ist das Erstelldatum des Eintrags.
Meine Steuerberaterin sagt, dies ist nicht möglich bzw. zulässig. Alle Einnahmen müssen tagesgenau und chronologisch geführt werden.
Der Hersteller sagt, dass ich das Geld ja erst am Ende des Monats bekomme, wenn ich die Abrechnung mache. Dann erst ist der Kassenbucheintrag erforderlich. So sicher waren sie sich aber auch nicht.
Was ist denn nun richtig? Kann mir hier jemand helfen oder hat Erfahrung?
Cey von jedem Mitarbeiter täglich einlesen und ins Kassenbuch übertragen ist jedenfalls ein OVERKILL.

Talbot
User
Beiträge: 138
Registriert: 17.05.2012, 10:44

Re: Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von Talbot » 22.10.2021, 07:37

Hallo, die Steuerberaterin hat Recht! Wir haben das so gelöst, dass die Fahrer 1x pro Woche die Schichtzettel bringen, wir das in eine Exeltabelle für Fahrereinnahmen eintragen und in eine weitere Exeltabelle für Tageseinnahmen die Fahrereinnahmen zusammenzählt und dort festhält. Da eine Exeltabelle aber veränderbar ist darf ich am Monatsende diese handschriftlich!!!!! abschreiben und bei der Steuer einreichen.

Benutzeravatar
am
Moderator
Beiträge: 12966
Registriert: 18.03.2005, 17:29
Wohnort: Hansestadt Lübeck
Kontaktdaten:

Re: Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von am » 22.10.2021, 09:37

Streng genommen ist es sogar so, dass für jede Fahrerkasse ein eigenes Kassenbuch geführt werden müsste. Ich wollte das auch nicht glauben als ein mir persönlich und privat bekannter Betriebsprüfer mir das so erklärte. Mein STB hat zwar die Augen verdreht, dem aber nicht widersprochen.

Du könntest deine Fahrer aber tägliche Kassenberichte schreiben lassen. Lückenlos und chronologisch abgelegt gelten die dann als Kassenbuch.
Zuletzt geändert von am am 22.10.2021, 09:39, insgesamt 1-mal geändert.
Es gibt kein gefährliches Halbwissen, aber zu viele schlechte Informationen.

hg1971
Ich bin neu hier
Beiträge: 4
Registriert: 21.10.2021, 10:52
Wohnort: Berlin

Re: Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von hg1971 » 22.10.2021, 09:37

Danke für die Antwort. So ähnlich mache ich das ja, nur am Monatsende.
1) Alle Schichtzettel anschauen, alle Einnahmen chronologisch in Excel eingeben, natürlich auch Ausgaben (Autowäsche etc.)
2) danach alles chronologisch im Hale Kassenbuch (Software ist umsonst) eingeben (hier nicht handschriftlich.

Leider ist das extrem aufwendig bei 5 Mitarbeitern.

Alternativ habe ich mir sagen lassen, dass man die Einnahmen auch per SIM-Karte empfangen kann (täglich). Hale Operations? Das kostet aber, da man pro Auto ca. 800 EUR Hardware rechnen muss!
Ich weiß nicht, ob sich der Aufwand lohnt. Papierbelege werden ja dennoch nicht hochgeladen und dann stimmt das wieder mit der Chronologie nicht.
Ausserdem sind die Werte ohnehin mit Vorsicht zu geniessen. Der eine macht für den Eigenanteil bei Krankenfahrten das Taxameter an, der andere nicht usw.! Ausnahmen gibt es ja genug.


Ich dachte, hier gebe es bessere Lösungen....
Schliesse mich der Meinung vieler an, dass ein Taxamater eben keine Kasse ist. Da wurde einfach viele Dinge vergessen, um das so operativ auch nutzen zu können.

Benutzeravatar
am
Moderator
Beiträge: 12966
Registriert: 18.03.2005, 17:29
Wohnort: Hansestadt Lübeck
Kontaktdaten:

Re: Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von am » 22.10.2021, 09:40

Ob die Uhr beim Eigenanteil eingeschaltet wird oder nicht, sollte aber deine Entscheidung sein.
Es gibt kein gefährliches Halbwissen, aber zu viele schlechte Informationen.

Benutzeravatar
Taxi Georg
Vielschreiber
Beiträge: 9185
Registriert: 10.06.2007, 09:09
Wohnort: Düsseldorf am Rhein

Re: Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von Taxi Georg » 22.10.2021, 11:59

am hat geschrieben:
22.10.2021, 09:40
Ob die Uhr beim Eigenanteil eingeschaltet wird oder nicht, sollte aber deine Entscheidung sein.
Ich würde die Uhr nicht einschalten!
Bitte betrachtet meine Postings nicht als Verpflichtung, sondern nur als gutgemeinte Hinweise!
Diese Hinweise sollen auch keine Rechts-/Steuerberatung darstellen oder sollen diese ersetzen. ☑

hg1971
Ich bin neu hier
Beiträge: 4
Registriert: 21.10.2021, 10:52
Wohnort: Berlin

Re: Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von hg1971 » 22.10.2021, 16:25

Vielen Dank für Euer Feedback.

Und…
Die Uhr wird nicht eingeschaltet-:))

Benutzeravatar
am
Moderator
Beiträge: 12966
Registriert: 18.03.2005, 17:29
Wohnort: Hansestadt Lübeck
Kontaktdaten:

Re: Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von am » 22.10.2021, 17:01

Taxi Georg hat geschrieben:
22.10.2021, 11:59
am hat geschrieben:
22.10.2021, 09:40
Ob die Uhr beim Eigenanteil eingeschaltet wird oder nicht, sollte aber deine Entscheidung sein.
Ich würde die Uhr nicht einschalten!

Ergibt ja auch überhaupt keinen Sinn, wenn der Rest aussertariflich ermittelt wird. Ich würde so weit gehen, dass es wahrscheinlich sogar grundfalsch ist, den Eigenanteil in die Uhr laufen zu lassen.

Ein Betriebsprüfer könnte auf die Idee kommen, es handele sich um eine ganz normal Fahrt und der Unternehmer wolle die 5-10€ EA unterschlagen.
Es gibt kein gefährliches Halbwissen, aber zu viele schlechte Informationen.

Benutzeravatar
Oldtimer
User
Beiträge: 31
Registriert: 05.03.2017, 20:45
Wohnort: NRW

Re: Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von Oldtimer » 22.10.2021, 18:28

Moin zusammen!

So schwer ist das doch nicht:

Die Krankenfahrt ergibt eine Gesamteinnahme, meistens Rechnungsfahrt. Auf dem Tageszettel wird dann natürlich nur der Preis der Fahrt ohne EA abgezogen, da dieser ja bar eingenommen wurde. Im Kassenbuch und im Hale-System genauso. Damit die Kasse stimmt :D

Grüsse, Ulli

casi
User
Beiträge: 234
Registriert: 18.04.2007, 16:12
Wohnort: Stormarn

Re: Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von casi » 22.10.2021, 18:34

am hat geschrieben:
22.10.2021, 17:01

Ergibt ja auch überhaupt keinen Sinn, wenn der Rest aussertariflich ermittelt wird. Ich würde so weit gehen, dass es wahrscheinlich sogar grundfalsch ist, den Eigenanteil in die Uhr laufen zu lassen.

Ein Betriebsprüfer könnte auf die Idee kommen, es handele sich um eine ganz normal Fahrt und der Unternehmer wolle die 5-10€ EA unterschlagen.


Läßt du die Uhr bei aussertariflich ermittelten Fahrpreisen (z.B. Krankenfahrten) gar nicht mitlaufen ?


:?:

Benutzeravatar
am
Moderator
Beiträge: 12966
Registriert: 18.03.2005, 17:29
Wohnort: Hansestadt Lübeck
Kontaktdaten:

Re: Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von am » 22.10.2021, 19:19

casi hat geschrieben:
22.10.2021, 18:34
am hat geschrieben:
22.10.2021, 17:01

Ergibt ja auch überhaupt keinen Sinn, wenn der Rest aussertariflich ermittelt wird. Ich würde so weit gehen, dass es wahrscheinlich sogar grundfalsch ist, den Eigenanteil in die Uhr laufen zu lassen.

Ein Betriebsprüfer könnte auf die Idee kommen, es handele sich um eine ganz normal Fahrt und der Unternehmer wolle die 5-10€ EA unterschlagen.


Läßt du die Uhr bei aussertariflich ermittelten Fahrpreisen (z.B. Krankenfahrten) gar nicht mitlaufen ?


:?:
Meist nein, da nahezu alle gesetzlichen Kassen unserem landesweiten Rahmenvertrag beigetreten sind. Da wird ohnehin ausschliesslich nach km-Festpreis abgerechnet.

Quertreiber und Dumpingkasse DAK wird im Pflichtfahrgebiet auf Ihr gefahren und nach ausserhalb mit einem „auskömmlichen“ Aufschlag nach meinem Tagestarif abgerechnet.

Sonstige pauschale Festpreise fallen in erster Linie nur bei Kurierfahrten an und sind Rechnungsfahrten. Das hat buchhalterisch keinen Sinn, die auf Uhr zu fahren. Ist auch nicht erforderlich.


SOLLTE es irgendwann mal tatsächlich zertifizierte Taxameter geben, sind diese Fahrten, chronologisch im Schichtzettel dokumentiert ja auch nachvollziehbar.
Zuletzt geändert von am am 22.10.2021, 19:23, insgesamt 1-mal geändert.
Es gibt kein gefährliches Halbwissen, aber zu viele schlechte Informationen.

casi
User
Beiträge: 234
Registriert: 18.04.2007, 16:12
Wohnort: Stormarn

Re: Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von casi » 22.10.2021, 19:47

Also ich fahre alle Fahrten nach Taxameter und speicher die Daten mit dem Hale Cey System.
Zusätzlich schreibe ich einen Schichtzettel. Bei Krankenfahrten schreibe ich den Taxameter-Fahrpreis und daneben den Betrag den ich tatsächlich bekomme.

Früher habe ich Krankenfahrten auch ohne Uhr gefahren. Aber das führte dann so weit, das ich in einer Woche nicht einmal den Taxameter einschalten mußte.
Davon soll das Finanzamt aber nicht so begeistert sein und daher fahre ich jetzt alles mit Uhr.

.

Benutzeravatar
am
Moderator
Beiträge: 12966
Registriert: 18.03.2005, 17:29
Wohnort: Hansestadt Lübeck
Kontaktdaten:

Re: Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von am » 22.10.2021, 21:04

Da ich eine chronologische Einzelaufzeichnung mache und die Fahrtstrecken dadurch nachvollziehbar sind, meine Schichten zudem digital jnd GPS gekoppelt dokumentiert werden, sehe ich das recht gelassen.
Es gibt kein gefährliches Halbwissen, aber zu viele schlechte Informationen.

Benutzeravatar
Taxi Georg
Vielschreiber
Beiträge: 9185
Registriert: 10.06.2007, 09:09
Wohnort: Düsseldorf am Rhein

Re: Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von Taxi Georg » 23.10.2021, 09:35

am hat geschrieben:
22.10.2021, 17:01
Ein Betriebsprüfer könnte auf die Idee kommen, es handele sich um eine ganz normal Fahrt und der Unternehmer wolle die 5-10€ EA unterschlagen.
So sieht es aus!
Bitte betrachtet meine Postings nicht als Verpflichtung, sondern nur als gutgemeinte Hinweise!
Diese Hinweise sollen auch keine Rechts-/Steuerberatung darstellen oder sollen diese ersetzen. ☑

hg1971
Ich bin neu hier
Beiträge: 4
Registriert: 21.10.2021, 10:52
Wohnort: Berlin

Re: Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von hg1971 » 23.10.2021, 15:54

am hat geschrieben:
22.10.2021, 21:04
Da ich eine chronologische Einzelaufzeichnung mache und die Fahrtstrecken dadurch nachvollziehbar sind, meine Schichten zudem digital jnd GPS gekoppelt dokumentiert werden, sehe ich das recht gelassen.
Das erscheint mir die beste Lösung zu sein, wenngleich hier wieder einmal hohe Anschaffungskosten anfallen

Benutzeravatar
am
Moderator
Beiträge: 12966
Registriert: 18.03.2005, 17:29
Wohnort: Hansestadt Lübeck
Kontaktdaten:

Re: Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von am » 23.10.2021, 16:49

hg1971 hat geschrieben:
23.10.2021, 15:54
am hat geschrieben:
22.10.2021, 21:04
Da ich eine chronologische Einzelaufzeichnung mache und die Fahrtstrecken dadurch nachvollziehbar sind, meine Schichten zudem digital jnd GPS gekoppelt dokumentiert werden, sehe ich das recht gelassen.
Das erscheint mir die beste Lösung zu sein, wenngleich hier wieder einmal hohe Anschaffungskosten anfallen
Naja, sie Daten sammel ich über unseren Funk.

Denkbar wäre aber auch ein digitales Fahrtenbuch.
Es gibt kein gefährliches Halbwissen, aber zu viele schlechte Informationen.

Benutzeravatar
sivas
Vielschreiber
Beiträge: 2633
Registriert: 02.09.2011, 19:46
Wohnort: Südhessen

Re: Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von sivas » 23.10.2021, 16:55

Wenn das Taxameter mal eine Kasse wird, macht all diese Aufzeichnungen das Taxameter.
Per Smartphone-App werden Trinkgeld und Pauschalfahrten eingegeben: über 'nen 10'er Block, der dort simuliert wird. Stornierungen sind ebenso möglich.
Am Ende der Schicht oder dann, wenn die Funkverbindung mal wieder gut genug ist, werden die Daten einfach ans Büro geschickt ... oder ans Finanzamt.

Da dies alles eh so nicht kommen wird, bleib' ich bei Papier und Bleistift, Kugelschreiber geht auch.

Gebucht wird 1x pro Woche oder am Ende des Monats oder eines noch größeren Zeitraumes an EINEM Tag.
Die Daten der Fahrten (Höhe der Einnahme, Datum, Uhrzeit) bleiben dabei erhalten und bekommen eine fortlaufende Nummer: auf dem Papier, auf dem auch die Aufzeichnungen stehen (selbstverständlich sind die Blätter durchnummeriert, so dass es auffällt, wenn eines verschwindet).
Ein Programm, welches die Einzeldaten verwirft (tut das Taxameter auch), und den Anschein gibt, dass alle Einnahmen an einem Tag erzielt wurden, ist nicht zu gebrauchen.

(wollte halt auch wieder mal was schreiben :lol: )
Täter ...

Benutzeravatar
Taxi Georg
Vielschreiber
Beiträge: 9185
Registriert: 10.06.2007, 09:09
Wohnort: Düsseldorf am Rhein

Re: Hale Cey System, Abrechnung und Übertrag in das Hale Kassenbuch

Beitrag von Taxi Georg » 24.10.2021, 08:38

sivas hat geschrieben:
23.10.2021, 16:55
......, bleib' ich bei Papier und Bleistift, Kugelschreiber geht auch.
Mit Bleistift wirste Probleme bekommen aber Kugelschreiber ist jut!
Ich mache auch alles handschriftlich!
Zuletzt geändert von Taxi Georg am 24.10.2021, 08:39, insgesamt 1-mal geändert.
Bitte betrachtet meine Postings nicht als Verpflichtung, sondern nur als gutgemeinte Hinweise!
Diese Hinweise sollen auch keine Rechts-/Steuerberatung darstellen oder sollen diese ersetzen. ☑

Antworten